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觀念篇 專案企劃的基本觀念
第一章 成功的專案企劃
 第一節 為什麼要做專案企劃
 第二節 常見的專案企劃錯誤觀念
 第三節 成功的專案企劃
 第四節 專案企劃的系統觀點
第二章 專案企劃與專案管理
 第一節 專案企劃
 第二節 專案與專案管理
 第三節 專案企劃應考慮因素與應用範疇
發想篇 專案企劃之發想與策劃
第三章 專案企劃之環境分析與資訊蒐集力
 第一節 環境分析之基本概念
 第二節 專案企劃之環境分析
 第三節 資訊蒐集的基本概念
 第四節 專案企劃之資訊分析與整理方法
第四章 專案企劃之發想與創意力
 第一節 邏輯思考的技術
 第二節 創意發想的技術
 第三節 專案企劃團隊創意開發
 第四節 創意的評價與企劃概念的轉化
第五章 專案企劃之策略與行銷力
 第一節 策略理論的基本概念
 第二節 專案企劃之策略運用
 第三節 行銷理論的基本概念
 第四節 專案企劃之行銷運用
第六章 專案企劃之形成與組織力
 第一節 專案企劃之問題界定
 第二節 專案企劃之目標設定與溝通
 第三節 專案企劃之方案評估與預期效益分析
 第四節 專案企劃之資源整合與財務規劃
第七章 專案企劃書之撰寫與實例
 第一節 專案企劃書之基本概念
 第二節 專案企劃書之撰寫技巧與製作要點
 第三節 專案企劃書之撰寫步驟
 第四節 專案企劃書之基本格式
 第五節 專案企劃書實例
執行篇 專案建置之理論與實務
第八章 專案管理之生命週期
 第一節 專案起始階段
 第二節 專案規劃階段
 第三節 專案執行階段
 第四節 專案監督與控制階段
 第五節 專案變更管理
 第六節 專案之結案
 第七節 結語
第九章 專案變革管理
 第一節 變革管理
 第二節 專案衝突管理
 第三節 專案壓力管理
 第四節 專案溝通管理
 第五節 專案變革管理實例
第十章 專案資訊管理
 第一節 專案資訊管理基本概念
 第二節 專案資訊管理系統
 第三節 專案資訊管理系統實例
運作篇 專案企劃的事與人
第十一章 專案企劃的提案與爭取
 第一節 專案企劃的提報準備
 第二節 專案企劃的簡報模式
 第三節 專案企劃的爭取
 第四節 專案企劃的問題與回應
第十二章 專案企劃的失敗與成功
 第一節 專案企劃運行中的挑戰
 第二節 專案企劃可能面對的失敗因素
 第三節 專案企劃的成功因素
 第四節 維持專案企劃的品質
第十三章 專案企劃人應具備的能力
 第一節 專案企劃人應具備的特性
 第二節 專案企劃人應具備的知識基礎
 第三節 專案企劃人應具備的能力
 第四節 如何成為專案企劃高手
書封面
觀念篇 專案企劃的基本觀念
第一章 成功的專案企劃
  本章主要針對為何要做專案企劃、常見的專案企劃錯誤觀念以及成功的專案企劃做一說明,並且在最後一節針對本教材的整體概念模式作一個系統化的講解,讓讀者能對本教材有個通盤的瞭解。
  在為何要作專案企劃部分,專案企劃可以協助高階主管確定可行方案、專案企劃可以作為執行的時間管理基礎、專案企劃可以作為資源管理的基礎、專案企劃可以作為程序管理的基礎、專案企劃可幫助企業面對日益複雜的經營環境這幾個理由是最主要的原因。在另一方面,一般人常會有企劃案寫出來就可以做了、按照以往成功的案例就好、專案企劃越詳細越好、資料蒐集越豐富越好、專案的執行權力越集中越好等幾個錯誤的觀念。
  至於何謂成功的專案企劃?突破現有法則的創意、具體且可行的方案、打動人心的說服能力、良好的執行能力這幾個條件是成功專案企劃的定義。最後,透過最後一節系統化的說明,瞭解觀念篇主要闡述專案企劃的基本觀念和相關理念,發想篇主要說明專案企劃應具備的理論知識和創意訓練,執行篇主要說明專案企劃應該如何落實與執行,運作篇主要探討的是一個企劃人應該怎樣在複雜環境中操作專案企劃,怎樣培養自己,也讓讀者瞭解一個專案企劃從上到下、從內到外應該怎樣運作,怎樣才能成功。

第二章 專案企劃與專案管理
  企劃是對組織營運過程中產生的議題所提出的解決方案,由於是解決問題的方案,所以必須是行動取向的。解決方案若以專案的方式來執行,管理者通常會要求負責人提出企劃讓管理者來評估(選)。因此,專案企劃在天馬行空的創意點子產生後,還是必須要回歸到可行性。本章主要目的是讓企劃人員瞭解專案管理的基本知識與特質,以創造出有價值的企劃。
  在第一節部分為專案企劃。說明專案企劃的意義,企劃與計畫的差異。專案企劃為為「達成目的」和「解決問題」所提出的具有創意的行動方案建議。企劃是比較屬用腦的行動,以創造性的思考為主;計畫則屬動手行動,以執行細節為主;企劃較具方向性,較具說服力;計畫較為具體性,著重於實際的執行細節。但是解決問題的專案企劃則需要兼具創意與實際執行。
  在第二節部分為釐清專案與專案管理。說明專案與專案管理相關的概念及特性。所謂「專案」指的是一項必須於某一特定時間內完成的臨時性工作。所謂「專案管理」是指專案經理應用各種管理知識與技能、工具及方法來滿足專案利害關係人(Stakeholder)的期望,並達成專案目標產出。
  第三節部分主要說明專案企劃應考慮因素與應用範疇。好的專案企劃必須具備創意與可行性,因此應考慮的因素包括外部環境與內部環境。專案企劃之原理原則應用範圍並無限制,但需要隨產品或服務的差異及產業特性做調整。

發想篇 專案企劃之發想與策劃
第三章 專案企劃之環境分析與資訊蒐集力
  企劃在構思之初,通常是會有個情境被察覺或被發現,進而引導出有個須被滿足的目標,而此一需要的描述,則有賴於精準的資訊。因此,身為一位企劃者,首先就必須具備敏銳的觀察力,進行環境分析,感知周遭的一切,以嗅出趨勢及需求,並透過有效的資料蒐集方法,更確切提出整合性資訊,以掌握需求、滿足需求。本章主要以環境分析與資訊蒐集兩部分來介紹,並將環境分析與資訊蒐集的一般性方法,如何運用於專案企劃中進行說明。
  環境(environment)係指所有環繞及影響個體或組織生存與發展的影響力,而這些影響力本身可分為外部的(external)及內部的(internal)環境。其中,外部環境影響,一般稱之為不可控制的影響力(uncontrollable force),個體或組織在無法控制的外部環境中活動或經營業務,分為總體(macro)影響力與個體(micro)影響力兩個層面;而內部環境影響是可被個體或組織所控制的。
  本章前半部,分別就外部環境的總體環境與個體環境、產業環境,以及內部環境等四部分逐一介紹。其次,就專案企劃的環境分析與檢核進行介紹。
  所謂專案企劃的環境是指實行專案企劃時,會帶來什麼影響,且必須考慮受到影響之企業的狀態,環境具有各種影響力,對個人或組織會產生作用。而專案企劃中的環境分析,就是指對現況的分析,瞭解自己或組織所身處環境的外部關係,從與外部關係的互動中,找出自己的想法對策。從環境分析的分類方面,環境分析的範圍從組織內外部來看,可分為外部環境分析,如:總體環境分析、產業分析、市場結構分析、競爭者分析,以及內部環境分析,如:組織內部分析、公司產品/問題分析等六個面向。而環境分析的主要目標,在引導專案企劃者瞭解問題的真正所在,以及發現機會,進而為專案企劃擬定目標與定位。一份成功的環境分析結果,應可以讓我們掌握下列的訊息:1.瞭解外部環境與內部環境的發展趨勢;2.瞭解客戶當前及未來的需求;3.發現競爭對手的優勢及缺點;4.彙整出使客戶滿意,以及足以對抗競爭者的能力。
  接著,介紹有關資料蒐集的基本概念。資料蒐集的來源主要分為初級資料(primary data)與次級資料(secondary data)。初期資料大都因專案企劃本身獨特的資訊需求而進行蒐集的,可依專案企劃本身的需求來量身訂做,所蒐集到的資訊較能確切符合專案企劃所需。次級資料係指專案企劃人員從其他組織所蒐集到的已經過整理完成的二手資料,如產業研究報告、政策白皮書、心理統計資料、上市公司年報、研討會報告、商品型錄……等。而初級資料是指專案企劃人員因為個別專案的專屬性需要,而進行調查所取得的第一手資料,如:市場調查報告、品牌印象調查、消費者心聲調查、專家診斷報告……等。一般常用之初級資料蒐集方法,大致分為訪談法、觀察法,以及調查法等三類。
  最後,就專案企劃資訊分析與整理方法提出介紹。專案企劃人員需要使用大量的市場資訊、調查報告來支持主要想法的立論,以提高假設的準確度,避免憑個人主觀的經驗值誤下判斷;同時,亦希望藉由資訊的蒐集整理,來獲得解決企劃主題構想的啟發。然而,由於資訊科技的發達,促使資訊的蒐集較以往更為容易、快速且多樣,尤其是次級資料的蒐集,因此,需有一套有效的資料整理與篩選方法,以提高資訊的充分使用性。因而就資訊的篩檢、分析,以及整理、建檔等方法一一加以說明。

第四章 專案企劃之發想與創意力
  成功的企劃來自於具有創意的構思,創意將賦與企劃案新的生命力。而創意來自於思考習慣的養成!所以,創意並非天生的,而是可以透過學習來培養的。因此,要培養創意能力,是有方法、有技巧可遵循的。而培養創意力的方法不勝枚舉,主要可分兩大類,其中一類是從邏輯思考著手,另一類是從思考的系統化來訓練。本章首先介紹邏輯思考的技術;接著,介紹創意發想的方法,以及專案企劃團隊創意開發;最後,就創意的評價及創意如何轉化為專案企劃的概念提出介紹。
  成功的專案企劃需有完備的構思,而良好的構思是透過一套具有邏輯性思考的流程所孕育而生的。一位優秀的專案企劃人應培養具邏輯思考的能力,養成結構性的思考模式,必將對企劃力的提升有所助益。文中介紹MECE法、So What?and Why So?法兩種方法,以及介紹建構邏輯思考的技術與如何用圖像來思考等,以供讀者來學習與養成。
  其次,學習創意思考方法,而創意的思考方法,係指人們想要創意時,會將頭腦的功能模擬化,再將興趣結合使其聚焦,以近似遊戲般的方法來進行的情形較多,也有以遊戲的感覺,來推出創意的方法。有關創意發想的方法相當多種,大致可將歸納為:聯想刺激法、構想轉換法、資訊組合法、團體創作法等四種類型。文中介紹幾種與聯想刺激、構想轉換及資訊組合有關的創意思考的訓練或技巧。
  接著,就專案企劃團隊創意開發的技術加以介紹。在專案企劃製作過程中,通常是將企劃人員組成小組團隊的方式在進行的。因此經由小組活動開發創意時,應具備小組發想的要素。其中,就發想的流程而言,必須在設定專案企劃主題的階段,能正確掌握問題,其次,營造出具有創造力的組織氛圍及環境,結合企劃人的創意開發能力,以提高小組的創意力。而具有創造力的組織氛圍,通常其員工大多比較自由,穿著隨心所欲,且鼓勵員工對異質才能的接觸等。
  最後,就發展出來的創意進行評價,並將之轉化為企劃概念。文中介紹了有關創意的整理、創意的評價,以及如何將創意轉化為專案企劃概念等三主題。

第五章 專案企劃之策略與行銷力
  策略是為達到企劃目標所採用的行動方向與準則,而行銷概念的運用旨在提升企劃案說服力與接受度。因此,本章分別就策略與行銷之概念做介紹,再將此兩概念運用於專案企劃製作過程與內容中。
  將可能稀有的資源加以選擇和安排,以達成你最重要的目標,就是策略。明茨伯格(Henry Mintzberg)認為策略就是計畫(plan)、策略就是計策(ploy)、策略就是模式(pattern)、策略就是定位(position)、策略就是觀念(perspective)。文中就策略的特徵、策略管理及理論、策略管理階段與層次等進行介紹。有關策略的特徵包括有:主觀能動性、全局性、長遠性、預見性與指導性、競爭性和創造性等。而策略的形成涉及了:直覺的願景、價值判斷和設計、個人的認同與社會的互動、 隨機應變的學習、既是有關轉型,同時又是追求永續發展、既求協力合作,又要解決利害衝突、包括事前的分析,事後的規劃,以及事中的協調、所有一切都必須對於一個可能是嚴苛的環境做出回應等。又管理大師明茨伯格、藍佩爾(Lampel)與亞斯蘭(Ahlstrand)等將之歸納提出策略管理十大學派,三個群組。
  其次,就專案企劃之策略運用介紹。從策略運用層次的不同來看,策略大致可分為:公司層策略、業務層策略,以及職能層策略。另外,引述戴貝拉(Debelak)針對一些較常被採用的策略提出介紹,以供在企劃專案時選擇較為適當的策略運用之:如造市者(market maker)、市場推動者(market enabler)、技術領導者(technology leader)、利基市場者(niche marketer)、顧客解決方案(customer solution)、績效促進者(performance enhancer)、效率改良者(efficiency improver)。
  接著,就行銷理論的基本概念介紹。根據美國行銷協會(American Marketing Association)就行銷的定義,認為行銷是針對想法、產品及服務創造交易,以滿足個人及組織目標,在概念化、定價、推廣及分配上所作規劃及執行之過程。依此,行銷是一種經由交換程式的活動,以人性需要和慾望的滿足為目的。而行銷策略的內涵,主要包括:目標市場的選定和說明,以及發展和維繫與目標市場達成滿意交易的行銷組合。
  最後,就專案企劃之行銷運用進行介紹。行銷是針對想法、產品及服務創造交易,以滿足個人及組織目標的過程。而專案企劃的目的不外乎在解決問題或是達成目標,以滿足目標對象(委託人)的需要。因此,不論是在企劃製作的過程中,或是企劃案內容的架構,都可運用行銷的相關概念與做法,來提高企劃案的說服力與接受度。如:可運用目標市場策略來認清專案企劃的對象、用產品/服務策略來提高企劃理念的創意、運用價格策略來提升企劃價值的實效、運用通路策略來強化企劃方案的可行性,以及運用推廣策略來增強企劃目標的說服力。

第六章 專案企劃之形成與組織力
  專案企劃的進行首要步驟就是界定問題,進而設定專案企劃之目標,再依企劃之目標評估方案及預期效益,以使企劃案滿足受託人的需要,並能有效的執行、控制。因此,本章將就專案企劃之問題界定、目標設定與溝通、方案評估與預期效益分析,以及資源整合與財務規劃等四個主題進行介紹。
  愛因斯坦說:「精確地陳述問題遠比解決問題重要的得多」。瞭解專案企劃的目的是進行企劃活動的第一步,然而,企劃的背後真正目的或動機,有時並非如委託人或是企劃人員所宣稱的情形,甚至提案對象本身對於專案企劃的真正需求也只存在著隱約的概念,不見得完全清楚自己所需要的是什麼。因此,為了不誤導往後專案企劃的方向,有需要釐清專案企劃的背景,充分瞭解委託人的意圖與想達到的目的,將問題界定得簡單、明確。在界定問題的方法上,一般人最常運用「5W1H」的原則,來界定問題。5W1H主要用於思考問題的本質。在運用「5W1H」的方法思考或發展出一系列各種問題時,建議可透過小組合作、群體討論、蒐集資料等過程,發展出具有創意性的問題解決思考策略,而此「5W1H」的運用步驟為:觀察事實→釐清問題→發展點子→發現解答→尋求接納,以有效率的界定問題、解決問題。另外,亦可運用:1、專注於重要的問題;2、細分問題;3、改變原來的問題,以及4、運用「為什麼」的技巧等方法來找出真正的問題點。
  其次,就專案企劃之目標設定與溝通介紹。成功的專案企劃要掌握「訴求力」、「表達力」、「說服力」,其中訴求力的關鍵在於確立企劃的目的,以利量身訂做符合目標對象需求的企劃案;而說服力主要是透過溝通讓企劃案獲得認同,以利爾後的執行。因此,除了思考目標對象想什麼、要什麼,還要明白自己企劃的意圖,將之轉化為企劃的目標並傳達給相關的利害關係人等。專案企劃目標的設定,除可以讓企劃人更聚焦、更專注,同時,也是專案企劃執行後唯一能夠讓人評估成效的指標依據。然而,專案企劃目標設定的原則,可以遵循SMART原則來定訂,即S-Specific(明確的)、M-Measurable(可衡量的)、A-Attainable(可達成的)、R-Relevent(相關的)、T-Time(有時效性的)。另外,任何企劃案的提出,都是希望能被接受認同,因此,事前的溝通與說服是企劃案成功的關鍵因素。在企劃的前期規劃階段,企劃人員應該積極的與主管、目標對象(委託人)、關鍵決策者、協力部門主管、企劃成員、意見領袖等對象,進行事前的溝通。而在與相關對象進行接觸溝通時,企劃人員應先專注於傾聽,才能夠瞭解一切。傾聽可以讓對方感覺是受重視的,你是設身處地的為他著想,所提建議對雙方都有好處的。
  接著,就專案企劃之方案評估與預期效益分析進行介紹。進行方案的可行性評估及預期效益分析是專案企劃決策過程及是否能實現的重要步驟。專案企劃在發想的階段,可能產生許多的方案,其中是否具有可行性,則需進行方案的評估來篩選出最佳的方案及備案。而企劃人員在判斷可行方案時,可依據過去經驗、現在狀況,以及未來趨勢等三個時間點為基礎來進行評估。同時應遵循客觀性、可比性、時效性、易操作性、綜合性等五個準則,來選擇方案評估的指標,並從資源、構想、財務、時間、技術、政治等評估面向來判斷方案的可行性。在進行方案的可行性評估後,接著就入選的方案進行預期的效益評估,以產出最佳的主方案及備選方案,以及形成企劃案。在企劃案的預期效益評估準則,可從質性效益與量化效益兩方面觀之。
  最後,就專案企劃之資源整合與財務規劃進行簡要說明。有效的資源整合與財務規劃,可以讓專案企劃案以最少成本,達到最大的效益,以獲得企劃委託人的青睞。同時,資源整合的能力,對一位優秀企劃人員而言是不可或缺的。一份企劃案的完成,必須集合所有可獲得的資源,因此,企劃人員需瞭解手上能握有多少資源,並評估該如何運用,同時,對於資源不足時,又該如何拓展。就企劃案所處的環境觀之,企劃案可運用的資源可分為內部資源與外部資源兩類。內部資源係指由企業內部本身可提供運用的資源,其可分為有形資源與無形資源兩類。外部資源係指來自於企業外的可用資源,如供應商、金融業者、媒體資源、策略聯盟、公部門、非營利機構……等。另外,在確定可行方案及瞭解可控制之資源後,接著就是進行專案企劃的預算規劃。預算規劃的目的在於妥善運用資金,對資金資源與各種人力、物力、時間等資源進行配置,瞭解各項資源的分配比重,同時,也擔任了爾後企劃執行績效的衡量指標。

第七章 專案企劃書之撰寫與實例
  企劃書是企劃案的書面化形式,是使企劃案讓他人瞭解、接受、並一步步實現的工具。高橋憲行曾說:「企劃書是指南針,它引導你在茫茫大海上航行時找到正確的航向。」企劃書務必力求架構層次分明,內容活潑有趣,具說服力及吸引力,並能對整個企劃案之意義和效果作完整清晰的陳述。因此本章分別就專案企劃書之基本概念、專案企劃書之撰寫技巧與製作要點、專案企劃書之基本格式、專案企劃書之撰寫步驟進行說明,並介紹專案企劃書實例。
  企劃書可區分為二種:(一)對外企劃書,以客戶和往來廠商為對象,如市場行銷企劃書、事業企劃書;(二)對內企劃書, 以公司內部業務、商品、服務為對象,如市場行銷企劃書、事業企劃書、人事企劃書、和總務企劃書等。 撰寫專案企劃書時,應從讀者的角度思考,將重點放在如何切中問題核心要領,如何可以吸引讀者的目光,明確的抓住讀者的感受,在讀者審查過後就接受你所提的企劃案。在撰寫企劃書前,仍須重新審視企劃案的主題是什麼?必須明白確認為誰為何事擬定企劃?一般常用「六何法」等,以多個角度去思考和解決問題,作為描述現象或問題點與企劃案的思考架構,是用於描述具體化的技巧。
  專案企劃書並無統一的撰寫步驟,實務上企劃書撰寫之步驟如下:企劃書撰寫的前置作業、界定問題並確定問題、擬定企劃書的大綱及要領、進行資料蒐集、資料的彙整與分析應用、提出可行方案及創意發想、形成企劃書草案、跨部門跨小組討論、及修正、向最高決策者提報、討論、修正及定案、執行企劃案、企劃書執行後之追蹤、檢討、與方案之改善修正。
  企劃書並無統一的規則,沒有一種企劃書的架構及格式能涵蓋所有主題類型的企劃書。企劃書能將企劃案的核心概念,透過適當的架構及格式,詳實的將具有創意的企劃案作精確的描述。企劃書的種類若以企業功能來分,常見的企劃書有:行銷企劃書、產品開發書、活動企劃書、及營運企劃書。以合作方式來分,常見的企劃書有五種,包括:外包專案企劃書、整合性專案企劃書、繼續服務的企劃書、共同合作企劃書、合作關係企劃書。企劃書的格式內容分為:信函式企劃書、一般的企劃書、對政府機關的企劃書、及概念性文件。

執行篇 專案建置之理論與實務
第八章 專案管理之生命週期
  本章按專案管理生命週期介紹專案管理的基本知識,共分為七節。在專案起始部分,主要要做的工作是辨識專案利害關係人、定義問題,確認專案存在的必要性、設定目標、決定專案執行策略與決定決策取捨優先順序與標準。在專案規劃階段,主要瞭解發展工作細分項目、設定專案時程、專案品質規劃、編製專案溝通計畫、編製專案預算、評估專案風險。
  在執行階段部分,要能組成專案團隊、按計畫執行專案任務及激勵與協調專案任務。而在專案控制階段,要注意授權、專案會議、專案範圍控制、專案時程控制、專案預算控制、專案品質控制、專案溝通控制與人的問題管理。
  當專案變更時,要能瞭解專案變更控制之意義、專案變更需求管理、變更管理、資源配置與專案變更管理流程。最後在結案部分,要能進行專案績效評估(目標與實際)、結案報告、Lesson Learn、專案文件整理與歸檔。最後我們還要瞭解專案經理的主要工作項目。

第九章 專案變革管理
  所謂變革管理指的是企業或組織因應內、外在環境的變化,運用各種方式(包括科技)整合組織結構與人力資源政策,改變成員的價值觀、態度、信念和工作方式等行為,以達成組織目標的過程。任何專案的提出、建置、實施對組織來講都是一種變革,成功與否?除了專案企劃的創新與實際程度之外,有賴於組織或專案對於變革的管理手法是否恰當,考慮周全。本章首先討論變革理論,讓讀者對「變革」有概念之後,再談變革所必需要討論的衝突管理、壓力管理、與溝通管理。本章共分為五節,各節重點摘要如下。
  在第一節主要說明變革管理。變革管理是處理個人或組織變革的系統性方法,包括三個面向:適應變革、控制變革、影響變革。組織中變革的類型有四:組織結構變革、技術變革、實體擺設變革、人員變革。大方向的變革過程為解凍、行動、再凍結。由於外部環境時時刻刻都在變,引發內部環境也必須隨時調整,因此,組織不可不變。組織變革成功的關鍵在於要有好的執行策略來降低人員的抗拒,因此,專案經理必須以創造性的思維來處理人員的抗拒,處理人員抗拒有效的方法包括:決策參與、激勵、教育訓練、資訊分享、試車等。
  在第二節主要說明衝突管理。適當的衝突能夠矯正團體迷失、挖掘問題、增進決策品質、激發創造力、增加團體生產力、鼓勵成員的興趣與好奇心。除此之外,衝突也是情緒宣洩的良好媒介,同時也提供一個自我評量與改進的機會。面對專案所產生的衝突,專案經理應該促成以合作(問題解決)的方式來處理衝突,以產生良性結果。
  在第三節主要說明壓力管理。壓力是產生變革的主因,同時也是抗拒變革的主要原因。企業要成長不能沒有壓力,但是太大變革就會失敗、太小就沒有動力。壓力管理的重點在於求取變革動力的同時,也要產生或增加因應壓力之資源,來消除或緩和壓力源與壓力。
  在第四節主要說明專案溝通管理。溝通是管理變革、衝突與壓力的基礎知識。溝通是透過人與人之間的訊息傳遞,來達成人際交流,進而促進人與人之間的相互瞭解,建立和諧一致的「共識」。溝通必須要即時,且溝通方式要有效,也就是說要考慮訊息的發送者與接收者對話的時機與方式。有效的溝通計畫根據接收者,決定最適當的訊息發送者和發送管道,且也可以防止太多或太少資訊。透過頻繁且反覆的溝通,專案議題通常會提前呈現,這樣可以給予專案團隊有足夠的時間處理。最後在第五節詳細說明了變革管理計畫實例。

第十章 專案資訊管理
  如何保存與活用專案資訊,讓知識再加值,是促使組織成長的主要議題。本章簡單介紹專案之資訊管理作業,期能幫助讀者概略瞭解專案之資訊管理的進行方式。本章分為三節,摘要說明如下。
  在第一節的部分,主要為專案資訊管理基本概念。專案資訊管理可以定義為「一種探討如何在專案中,有效地設計、導入、並運用資訊系統的學問」。專案資訊管理主要目的有三:1.建立一個資訊共享的環境2.建立一個透明化的專案資訊環境3.提高專案交付產品或服務的開發效率。專案的資訊大致上可以分成兩大類,一為管理性資訊;一為專案所要交付的產品或服務的技術性資訊。建置專案資訊系統的重點為:1.選擇管理工具2.訂定專案資訊管理標準作業流程(SOP)3.檔案資料格式標準化4.版本控制規劃5.權限控管規劃。
  在第二節的部分,重點為專案資訊管理系統。專案資訊管理系統為一程序或概念,是實際的專案管理軟硬體,也是專案資訊的作業規範。若專案複雜度高,必須要選擇系統工具來輔助,本節提供評選專案資訊管理系統的建議。同時,為了資訊的儲存、查尋、更改方便,專案資訊(檔名、格式、資訊處理作業流程)最好要標準化。
  最後,在第三節的部分為專案資訊管理系統實例。內容包括二個實例說明專案資訊管理作業方式。

運作篇 專案企劃的事與人
第十一章 專案企劃的提案與爭取
  本章主要針對專案企劃的提案與爭取分別說明,首先先針對專案企劃的提報準備說明,接著說明專案企劃的提報模式,再說明如何爭取專案企劃的執行機會,最後針對專案企劃簡報時面臨的問答與挑戰問題作一個說明。
  在專案企劃的提報準備部分,並非單純的做投影片而已,他有很多工作要做,例如提報前的心理準備、瞭解簡報的對象、事前準備與排練、內容的淺顯易懂性等等。
  此外,專案企劃的提出有書面報告、影像報告和口語報告三種,各有其優缺點,許多人會認為,每次報告時一定要做投影片,也就是影像報告,或是每次報告時一定要有書面資料,這是不一定的,因為有些地方不適合放投影片,比如說戶外區域,有些地方不適合書面資料,比如說高度容易被模仿的創意,有些地方不適合口語報告,比如說碰到獨立評審的情況,因此見仁見智,必須因地制宜。
  而好的專案企劃表達,需要具備價值概念、獨創概念、具體概念與可行概念,因為沒有價值概念就不讓人認為這個案件有必要存在、沒有獨創概念就不讓人認為值得增加資源在上面,沒有具體概念就不讓人認為這個案件是認真規劃的,沒有可行概念就不讓人認為這個方案是可以成功的。
  在本章的最後一節,則是針對聽眾嚴厲的批評與挑戰提供了一個回應的模式,包含了先對對方論點表示肯定與認同、將質疑視為有參考價值的建議、以幽默感化解可能的衝突或尷尬、建立同理心、仔細傾聽與紀錄、借力使力,化反對為助力幾點。期望透過本章的各種說明,能提高專案企劃爭取執行的機會。

第十二章 專案企劃的失敗與成功
  本章的主要重點在於,如何讓專案企劃從成型到執行中,運作順利,除此之外,要能夠規避失敗的因素以及創造專案企劃成功的條件。
  在本章的第一個部分,主要談到如果專案企劃要能順利執行,不可避免會碰到政治環境或政治問題,如果要能控制政治問題,就必須要考慮到權力的來源,這其中包括了專家權、獎賞權、合法權、參考權、強制權五種,專案企劃人員對這些權力的使用,會因為背景不同而有不同效果,除此之外,在執行專案企劃時除了權力的掌握外,還會碰到另外一個問題,就是反對力量永遠會出現,要知道反對力量如何處理,也是一件非常重要的事,處理反對力量的方法有四種。
  另外,以負面列表方式瞭解失敗因素,避免歷史重演總是非常值得探討的,而在這些值得探討的失敗因素中,包含了企劃不完善、企劃執行疏失、經濟環境變化以及不可抗拒因素幾類。
  而專案企劃成功的原因,可以分為企劃重點明確、準備內容邏輯通順、分析方式周延正確、進度與預算控制適當以及人際運作與命令落實平衡幾點。除此之外,要維持專案企劃的品質,以利溝通上能暢通,有些原則還是要掌握的,這些原則掌握住以後,至少專案企劃的表現品質可以呈現,這些原則包含了仔細的編輯文案、用心的校對文案、檢查可讀性、從讀者角度編排版面與報告。

第十三章 專案企劃人應具備的能力
  整個專案企劃的發起,並不是企劃本身,而是專案企劃人員,專案企劃的成功與失敗,都跟「人」脫離不了關係,因此我們將從專案企劃人員應具備的特性、專案企劃人員應具備的專業知識到專案企劃人員應有的能力及如何培養幾方面進行說明,讓讀者不僅知道專案企劃該如何做,還要瞭解怎樣培養這些能力。
  基本上,一個專案企劃人員通常會具備幾個特性,我們這裡用一些具體事務來表達他,分別是如海綿一樣能隨時吸收新知、如神經系統一樣綿密的人際關係、如孔雀一樣吸引人的簡報與美編應用能力、如引擎對汽車一樣在組織中的重要性以及如水管一樣粗的神經和抗壓力,如果專案企劃人員不具備這些特性,在一般職場環境中會很難生存。
  而專案企劃一定有個特性,就是綜合很多領域組合而成,而一個專案企劃人員要能夠應付不同目的、不同構面的專案企劃,就必須要能具備各種知識基礎才行,這些知識基礎包含了相關產業的知識、相關專業企管概念的知識、跨領域的專業學理知識。
  最後的是專案企劃人員應該具備的能力,因為專案企劃人員空有知識是不夠的,還必須具備組織力、創造力、洞察力、分析力、資訊力與說服力幾種能力,才能在專案企劃中發揮整合、規劃、協調、執行的效果。另外,將針對專案企劃人員應具備的六個能力作進一步的說明,其目的在於讓讀者瞭解如何培養這六個能力,利用這六個能力製作出成功的專案企劃。
李沛慶
中國文化大學國際企業管理研究所博士
國立空中大學商學系副教授兼金門中心主任

邱秀清
中國文化大學國際企業管理研究所博士
中國文化大學會計系副教授

陳世晉
中國文化大學國際企業管理研究所博士
聖約翰科技大學國際商務系助理教授兼系主任

楊雅棠
中國文化大學國際企業管理研究所博士
致理技術學院企業管理學系助理教授

徐蓮蔭
中國文化大學國際企業管理研究所博士
樂陽文化事業有限公司ERP資深顧問